Messeplanung – an alles gedacht?

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Wer an einer Messe teilnimmt, muss sorgfältig planen und vorbereiten. Das Realisieren von Messeauftritten macht umso mehr Spaß, wenn man sich dabei sicher fühlt und auf Fachwissen und praktische Erfahrung zurückgreifen kann. Alle Phasen des Eventmanagements – von der Idee zu Konzeption, Planung, Durchführung und Evaluation – werden dabei unabhängig von der Größe des Messeauftritts durchlaufen. Wir – die IST-Hochschule für Management – nehmen jährlich an über 50 Veranstaltungen (die nächsten Veranstaltungstermine findet ihr hier) teil. Es ist also kein Wunder, dass ein reibungsloser Ablauf nur durch eine gute Messeplanung und Durchführung mit Hilfe von Checklisten möglich ist.

Auch bei kleinen Messeveranstaltungen muss an alles gedacht werden
Auch bei kleinen Messeveranstaltungen muss an alles gedacht werden

Mit einer Messeplanung muss frühzeitig begonnen werden. Noch vor der eigentlichen Buchung sollten Ziele, ein Zeitplan sowie Messe- und Standkonzept feststehen. Um nicht in Zeitdruck zu geraten, ist ein detaillierter Projektplan sinnvoll, der die vielen kleinen und großen Absprachen, interne Prozesse, beteiligte Dienstleister und den Material- und Werbemittelbedarf beinhaltet. Spätestens einen Monat vor der Veranstaltung sollte die komplette Messeplanung abgeschlossen sein. Jetzt heißt es für den verantwortlichen Projektmanager: Habe ich wirklich an alles gedacht?

Veranstaltungsunterlagen

Üblicherweise erhalten alle Aussteller Informationen vom Messebetreiber über den Aufbau, Ablauf und die wichtigsten Ansprechpartner. Damit vor Ort keine Informationen fehlen, empfiehlt es sich, die Veranstaltungsunterlagen noch einmal durchzugehen und gegebenenfalls durch eigene Unterlagen zu ergänzen:

  • Wurden die Informationen schon an alle betroffenen Mitarbeiter weitergeleitet?
  • Wurden Termine bei der Messe vereinbart und gibt es dazu eine Gesprächsliste?
  • Gibt es noch weitere Informationen, die für die Planung und Durchführung interessant sein könnten?

Standplanung

Die Planung des Messestandes und die Gespräche mit den Dienstleistern während der Messeplanung sind wahrscheinlich schon länger her. Kurz vor der Veranstaltung sollte man nochmal überprüfen ob auch wirklich an alles gedacht wurde und ob alle Partner hinreichend informiert sind:

  • Wurden alle relevanten Dienstleister und Mitarbeiter über den Auf- und Abbau informiert?
  • Wurden beim Messebetreiber alle Dienstleistungen wie z.B. Strom, Internet, Bodenbelag oder Parktickets ordnungsgemäß beauftragt?
  • Welche Materialien und Standbauelemente werden von externen Dienstleistern mitgebraucht, welche müssen von eigenen Mitarbeitern mitgebraucht werden?
  • Wer ist für die Abnahme und Betreuung des Standes verantwortlich?

Werbematerialien

Der Messeverantwortliche sollte im Regelfall während der gesamten Messeplanung einen Überblick über Werbe- und Messematerialien haben. Doch was ist, wenn es mehrere Verantwortliche gibt oder doch etwas fehlt? Die meisten Print-Produkte lassen sich mit einem Monat Vorlauf noch ohne unnötige Zusatzkosten produzieren. Daher lohnt sich jetzt ein Blick auf den Bestand:

  • Welche Werbematerialien müssen in welcher Stückzahl mitgenommen werden?
  • Sind alle Werbematerialien und Giveaways in ausreichender Stückzahl vorrätig?

Personal

Die Buchung von Hotels und Flügen sollte natürlich schon weit im Voraus erfolgen, aber ansonsten ist jetzt der richtige Zeitpunkt, alle Mitarbeiter mit den finalen Infos zu versorgen. Gerade für Mitarbeiter, die ansonsten nicht in die Messeplanung involviert wurden, ist eine diese Rundmail ein wichtiger Reminder und gut geeignet, das Team auf die Messe mit einem motivierenden Schreiben einzustimmen:

  • Ist die An- und Abreise geregelt? Müssen Mitarbeiter noch etwas mitnehmen?
  • Wurden die Messeunterlagen, Aussteller- und Parkausweise weitergeleitet?
  • Wer berät zu welchem Produkt? Wer kümmert sich vor Ort um was?
  • Gibt es noch weitere Verpflichtungen wie Vorträge, Pressekontakte oder eine Konkurrenzanalyse, die vor Ort von den Mitarbeitern erledigt werden sollen?
  • Was wird vom Messeteam erwartet? Wie kann motiviert werden?

Ist die Checkliste abgearbeitet, steht der erfolgreichen Teilnahme an der Messe nichts mehr im Wege.

Messeplanung kann man lernen

Wer sich für die Messeplanung interessiert, dem kann ich die Weiterbildung Messe-Projektmanagement nahelegen. Hier lernt ihr von der strategischen Messeplanung bis zum Controlling alle wichtigen Bausteine einer erfolgreichen Messe. Mit dem nötigen Fachwissen gelingen dann auch große Messeveranstaltungen.

Der IST-Messestand bei der FIBO 2015
Der IST-Messestand bei der FIBO 2015

Welche Erfahrung habt ihr bei der Messeplanung? Gibt es aus eurer Sicht noch Punkte, an die man unbedingt denken sollte?

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Patrick Schöwe hat "International Marketing" studiert und war mehrere Jahre in einem Handelsunternehmen als Eventmanager und später als Manager für neue Medien und Öffentlichkeitsarbeit tätig. Danach war er für ein Jahr als Blogger auf Weltreise. Beim IST ist er für die Bereiche Marketing, Pressearbeit, Messeorganisation und den Blog der IST-Hochschule zuständig.

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